Как правильно сделать нотариальную копию иностранного документа

Разбираемся с нотариальными копиями

При поступлении в иностранный институт как правило требуются заверенные копии документов — аттестата, мотивационного письма будущего студента, языкового сертификата и прочее…

В этом списке все документы на русском языке. За исключением одного документа на иностранном — сертификат об уровне знания языка (например Гёте Институт или IETLS):

• документы на русском языке переводим и нотариально заверяем подпись переводчика
• для документа на иностранном языке (языковый сертификат) делаем заверенную копию

Нотариальная копия документа на иностранном языке

А вот тут реальные сложности. Российский нотариус не может сделать и заверить копию документа на иностранном языке:

• во первых — нотариус им не владеет
• во вторых — нотариус может заверять только копии документов на русском языке

Это стандартная ошибка многих поступающих в иностранные ВУЗы.  Там в списке документов есть запрос копии Свидетельства о владении языком. И это Свидетельство / Сертификат обычно на иностранном языке.

В соответствии с «Основами законодательства РФ о нотариате» — нотариус не свидетельствует подлинности копий следующих документов:

• документов, не легализованных на территории РФ в установленном законом порядке и не соответствующих нормам международного права;
• документов на иностранном языке (подлинность подписи переводчика на переведенном документе должна быть удостоверена нотариусом).

Потенциальный российский студент идет с иностранным документом к российскому нотариусу, получает отказ и отправляет в иностранный ВУЗ просто обычную копию. В результате получает отказ в приеме документов.

Делаем официальную заверенную копию языкового Сертификата Гёте Институт. 

ВАЖНО: Goethe-Institut Russland не заверяет копии своих сертификатов!

Есть несколько вариантов:

• записываемся в посольство Германии на заверение копии документа, там можно сделать заверенную копию
• отправляем документ в Германию — будет сильно дороже с учетом пересылки DHL туда и обратно

В результате получаем заветную бумагу.

В посольстве Германии заверение копии одного документа (до 10 страниц) стоит 10 евро, оплата в рублях.

ВАЖНО: с точки зрения немцев — это копия, заверенная официальным органом Bürgerbüro. Это не нотариальная копия в том смысле, который используется в России. В самой Германии копии заверяют в бюро по работе с гражданами.

ВАЖНО: на территории Германии точно также Bürgerbüro не может заверить копию документа на русском языке. Можно сделать перевод на немецкий язык с помощью присяжного переводчика Beglaubigte Übersetzung.

Записаться в посольстве Германии в Москве) можно по ссылке

https://service2.diplo.de/rktermin/extern/choose_category.do?locationCode=mosk&realmId=1128&categoryId=2394&request_locale=ru

Выбираем свободную запись

Заполняем заявку:

• всё латинскими буквами
• номер паспорта подряд (только цифры), без пробелов между серией и номером
• выбираем заверении копии

Если число документов для заверения более 50 — то нужно сделать отдельную запись :)

Если всё правильно — получаем подтверждение на указанную электронную почту.

UPDATE от наших читателей 13.03.2022

Нотариально заверенный перевод документа

А это что такое?

Это переводчик с лицензией переводит документ с / на иностранный язык и нотариус заверяет его полномочия, т.е. что такой переводчик есть и его лицензия действительная.

Вот собственно от переводчика

А вот свидетельство нотариуса о валидности подписи переводчика

На некоторых ресурсах дают такой совет (совет не правильный) — вместо нотариального заверения копии отдайте документ в перевод и получите нотариально заверенный перевод.

За исключением слова «нотариальный» ничего общего нет:

•  нотариально заверенная копия — это нотариус заверил, что копия соответствует оригиналу
• нотариально заверенный перевод — нотариус заверил подлинность подписи (лицензии) переводчика, а не самого документа

ВАЖНО: в некоторых немецких ВУЗах могут быть свои правила на тему недопустимости кириллицы в документах! Или требование перевода немецким присяжным переводчиком (который дал присяге в суде Германии).

А заверение нотариуса РФ подписи переводчика — оно на русском языке. Гарантированный вариант — отправить весь пакет документов к переводчику и нотариусу за границу (в страну поступления), что бы все было сделано на национальном языке (включая перевод с русского на иностранный язык и копии).

Нотариальная копия документа на русском языке

Идем к обычному нотариусу и делаем.

Нотариус делает копии нужных страниц, прошивает их и заверяет.

Что такое Апостиль и зачем он нужен

Апостиль — международная стандартизированная форма заполнения сведений о законности документа для предъявления на территории стран, признающих такую форму легализации. Штамп «Апостиль» ставится на оригиналы и копии документов.

Как выглядит Апостиль?

Согласно Гаагской конвенции 1961 года, апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 см и должен соответствовать образцу, приложенному к Конвенции:

• Наименование государства, выдавшего апостиль
• Фамилия лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ
• Должность лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ
• Наименование учреждения, печатью/штампом которого скреплён документ, удостоверяемый апостилем
• Название города, в котором проставлен апостиль
• Дата проставления апостиля
• Название органа, проставившего апостиль
• Номер апостиля
• Печать/штамп учреждения, проставившего апостиль
• Подпись должностного лица, проставившего апостиль

Апостиль может быть составлен как на одном из официальных языков Конвенции (французский либо английский), так и на национальном языке государства, проставившего апостиль. На практике надписи на апостиле часто дублируются на двух языках (одном из языков Конвенции и национальном).

Заголовок «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» должен быть дан на французском языке.

Где можно поставить Апостиль?

Апостиль в России ставится в разных инстанциях в зависимости от типа документа. Например:

• диплом апостилируется в Министерстве образования,
• справка о несудимости — в МВД,
• свидетельство о рождении — в ЗАГСе по месту прописки.

Переводим с юридического языка на русский — это фактически государство (обычно через Министерство юстиции) заверяет подлинность подписи нотариуса (может быть и подпись другого официального лица), т.е. подтверждает его существование:

• переводчик переводи документ и подписывается
• нотариус заверяет подпись переводчика
• государство апостилем заверяет подпись нотариуса

Обычно Апостиль при поступлении в ВУЗы не требуется (но лучше уточнить в конкретном институте).

Апостиль потребуется в 90% случаев:

• при приеме на работу за рубежом (подтвердить диплом российского ВУЗа)
• получении гражданства другого государства (подтверждение подлинности Свидетельства о рождении, Свидетельства о браке)